EconomiaTecnologia

Gestione del tempo: sai come ottimizzare il tuo lavoro?

In ambito lavorativo, è facile trovarsi sommersi da impegni, distrazioni, clienti ingestibili, scadenze, imprevisti e perdite di tempo. Il digitale e il web, avevano l’obiettivo, ad insindacabile giudizio dei più, di essere d’aiuto in un ambiente professionale, ma ad oggi, ci rendiamo sempre più conto, che se non sfruttati secondo una logica di pianificazione, non sono certamente d’aiuto, basta solo il pensiero ai social network, che prendono il sopravvento sulla nostra attività lavorativa a causa anche solo delle notifiche.

Se è vero che quanto scritto sopra, spesso, risulta l’effettiva situazione di ogni imprenditore o libero professionista, relativamente alla propria gestione del tempo, è anche vero che non c’è cosa peggiore che farci prendere dal sopravvento e non riuscire a gestire il proprio orario lavorativo nel migliore dei modi.

Come pianificare la giornata lavorativa.

In questo senso, è opportuno dividere l’attività lavorativa in 3 diverse tipologie di attività temporali, a cui dedicare delle mansioni specifiche. Le attività che spesso, ogni lavoratore, si trova a dover gestire possono essere racchiuse in:

1. Attività di formazione/informazione.
La prima attività è quella di formazione/informazione e nello specifico, è l’attività che ti permette di acquisire nozioni utili al fine di rendere la tua attività lavorativa più efficiente (relativamente ad un lavoro che dovrai svolgere), ed efficace a fronte di una personale formazione che permetterà di prevedere in anticipo o permetterà di svolgere delle attività al momento in cui si presenteranno.

2. Attività di mera professione.
Questa è l’attività propria della professione, quella oggetto di una retribuzione e soggetta ad obiettivi e scadenze.

3. Attività di contatto/condivisione.
Quest’ultima attività è quella che a percezione di tutti è la più fastidiosa, quelle che porta in ambito lavorativo a dover rispondere a domande di potenziali clienti, a richieste di colleghi, o a dover condividere del sapere a fronte di un alcunché tipo di vantaggio economico.

Queste 3 tipologie di attività, nel momento in cui si sovrappongono creano un Caos lavorativo, portando così a disperdere energie, ma con alcuni piccoli consigli potrai riuscire a risolvere questa situazione. Per farlo utilizzeremo alcuni strumenti propri del web.

Come gestire il tuo tempo con un’attenta pianificazione.

Innanzitutto è necessario dividere la giornata in slot temporali da mezz’ora e pianificare quando svolgerai quelle diverse attività appena descritte. Ecco di seguito un esempio di giornata lavorativa!!!

gestione-del-tempo-lavoro

Da questa grafica è facile comprendere come l’orario sia importante pianificarlo per tutta la giornata tuttavia risulta comprensibile che spesso si possono verificare imprevisti che riescono a stravolgere la programmazione. Il consiglio potrebbe essere, nel caso appunto questi imprevisti, si presentino quotidianamente, quello di prevedere degli slot di un’ora per la mattina e un’ora nel pomeriggio, così da avere dei vuoti in calendario, utili per quelle urgenze non pianificate.

Come può venire in aiuto il web per ottimizzare il tempo?

Riprendendo le 3 diverse tipologie di attività temporali, possiamo associare ad ognuna un’applicazione web-based che possa ottimizzare il processo della suddetta attività.

1. Attività di formazione/informazione.
Per acquisire tutte le informazioni necessarie per formarsi ed informarsi relativamente alle notizie presenti in quotidiani online, portali, blog monotematici o altro, sarebbe opportuno utilizzare un aggregatore di rss.
Feedly è uno dei migliori aggregatori con la possibilità di categorizzare i contenuti a seconda della tipologia e con un’interfaccia semplice e userfriendly è possibile poter avere sotto controllo tutti i nuovi articoli o salvarli per una susccessiva lettura.

2. Attività di mera professione.
Uno degli strumenti più utili per la propria attività personale, per la gestione del proprio lavoro e per gestire i singoli progetti è Podio, un project management software che permette di gestire tutti i progetti associati ai clienti e con relativi tasks assegnati ai componenti di un team o colleghi esterni.

3. Attività di contatto/condivisione.
Per contattare i tuoi clienti ti consigliamo di farlo attraverso la mail; sembrerà banale ma Gmail non ha rivali in questo senso, ed è consigliato testare anche Inbox di Google, al quale purtroppo ancora ci si può accedere tramite invito.
Per condividere il lavoro con i propri clienti, gestire appuntamenti e quant’altro necessario, sempre di Google è consigliato Google Calendar e Drive. Il primo permette di gestire il proprio calendario e invitare agli “eventi” in programma anche ulteriori persone, mentre Drive consente la possibilità di creare contenuti testuali o di presentazione o anche moduli per questionari/sondaggi, condivisibili con i colleghi e quindi utili per lavorare in sinergia su editor di testo o tabelle.

Racconta come organizzi la tua giornata lavorativa e condividi il tuo metodo!

Articolo precedente

Fattura elettronica: abbiamo provato per voi Digithera

Articolo successivo

WhatsApp Web per il customer care

Nessun Commento

Lascia una risposta